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Fallbeispiel
Wundnetz Nordhessen e.V.
Ein Verein, der von seinen Veranstaltungen lebt — und alles dafür aus einer Hand bekommt.
Ausgangslage
Der WUKA ist einer der größten Kongresse der Wundversorgung in Deutschland – organisiert von einem Verein, nicht von einer Agentur für Veranstaltungen. 2025 kamen 520 Teilnehmende, 2026 erstmals über 600.
Rund um jeden Kongress fällt dieselbe Kette an: ankündigen, einladen, erinnern, Material drucken, hinterher zeigen, wie es war. Programm, Referenten und Aussteller stehen oft spät fest – die Ansprache muss trotzdem früh beginnen. Jedes Glied ist für sich klein, zusammen ist es ein Projekt, das neben dem Ehrenamt herlaufen muss.
Dazu die Website: über die Jahre gewachsen, aber nicht auf den Kongress zugeschnitten. Frühere Kongresse ließen sich nur verstreut nachschlagen, Mitgliedsantrag und Ausstelleranmeldung wirkten wie fremde Formulare in der Seite.
Was wir gemacht haben
Kongress und Verein
- Ankündigung über die Vereinsseite: Termine, Programm, Anmeldung
- Newsletter entlang der Anmeldefrist – Einladung und Erinnerung an die Mitglieder
- Gastredner einzeln angekündigt, jeder als eigener Anlass
- Beiträge, Reels und Videos für Facebook, Instagram und LinkedIn, aufgebaut auf dem Programm
Drucksachen
- Programm, Ausstellerunterlagen und Material für den Veranstaltungsort
- Alles für den Kongresstag selbst, bis hin zu den Namensschildern
Website (neu seit Oktober 2026)
- Startseite mit Countdown bis zum 16. Juni 2027 und Fahrplan: Save the Date, Programm, Anmeldung, Kongress
- Ein Archiv der bisherigen Kongresse, jeder Jahrgang mit eigener Seite
- Mitgliedsantrag und Ausstelleranmeldung im Design der Seite – die Formulare laden erst, wenn jemand sie öffnet
- Partnerwand mit den Logos von Ausstellern und Sponsoren
- Termin als Kalenderdatei und als Veranstaltungsdaten für Suchmaschinen
Ergebnis
Für Kongress und Verein gibt es einen Ansprechpartner statt vier: Einladung, Beitrag, Namensschild und Website kommen aus derselben Hand – und sehen deshalb nach demselben Verein aus. Das Programm erreicht die Fachöffentlichkeit, bevor die Anmeldung schließt.
Die neue Website steht seit Ende Oktober 2026, lange bevor das Programm für 2027 feststeht. Was noch fehlt, hat schon seinen Platz – und wer jetzt nach dem Kongress sucht, findet Datum, Ort und die Tage, die noch bleiben.
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